В MS Excel печать рабочего листа является важнейшей задачей, конечно, после сохранения данных. К счастью, создать профессиональный отчёт на основе рабочего листа в этой программе достаточно просто. В данной статье мы дадим вам несколько полезных советов.
Установка необходимой области.
Или же области рабочего листа Excel, предназначенной для печати, либо по умолчанию для всех листов, либо отдельно для каждого листа.
Для установки её Выделяют соответствующую область.
В меню «Файл» выбирают команду «Область печати».
В ней выбирают «Задать». При этом выбранная область выделится ограничительной линией.
Чтобы очистить предварительно определённую область, следует из «Файла» выбрать команду «Область печати», а после этого нажать «Убрать». Если имеют дело с многостраничной таблицей, то для установки параметров многостраничной таблицы заходят в меню «Файл» и выбирают закладку «Лист», а «Параметры» используют для вывода диалогового окна. Если имеют дело с многостраничной печатью, в полях «Сквозные строки» или «Сквозные столбцы» задают адреса строк или столбцов, в которых содержатся заголовки таблицы. Последовательность вывода страниц в этом случае задают с помощью установки переключателей и показывают с помощью стрелки внизу экрана.
Подготовка данных.
Открывают нужный файл (к примеру, «Список сотрудников.xls») и переходят к «Общий список».
В «Файле» выбирают «Параметры» и переходят на «Поля».
Устанавливают параметры полей (2,5см вверху и внизу, 3см слева, 2см справа).
Размещение таблицы на определённом числе страниц.
К примеру, на одной, что требует уменьшения масштаба данных..
Переходят к рабочему листу «Общий список».
Убеждаются, что ширина таблицы больше, чем ширина одной страницы (а при небольшой таблице добавляют дополнительные столбцы).
Заходят в окно просмотра и нажимают на кнопку «Страница» для перехода к её «Параметрам».
Указывают закладку «Страница» и устанавливают «Альбомную ориентацию».
Устанавливают переключатель на «Разместить не более чем на» и вводят число 1 в поле «Стр. в ширину».
Нажимают на «Просмотр», убеждаясь, в правильном размещении данных при печати.
Разделение документа на страницы.
Конечно, большие таблицы Excel разбиваются на них автоматически, однако, существуют случаи, требующие их принудительного разделения. Для этого
Выделяют строку, с которой начинается новая страница, к примеру, шестая (в списке должно быть больше, чем шесть строк).
В меню «Вставка» выбирают «Разрыв».
Программой Excel вставляется конец страницы (широкая пунктирная линия) над выделенной строкой.
Установка заголовка.
Обычно её применяют, если хотят перенести названия столбцов первой строки рабочего листа на каждую страницу так, чтобы оно служило заголовком. Для этого
В «Параметрах» выбирают вкладку «Лист».
Выбирают поле «Сквозные строки» (в котором должен мигать текстовый курсор).
Мышью выделяют первую строку рабочего листа.
Нажимают «Просмотр», а затем закрывают окно просмотра
Для печатания данных в Excel используют соответствующую кнопку, а для изменения установок вызывают диалоговое окно. Предварительно выбрав из меню «Файл» команду «Печать».